Autsch, so schnell können einem Geschäfte und Kontakte flöten gehen… Die Kernaussage der Customer Contacts Insights 2010, einer Studie im Auftrag der Deutschen Telekom, besagt nämlich, dass „der Erreichbarkeit eines Unternehmens für seine Kunden zentrale Bedeutung zu kommt.“ Und: „Zwölf Prozent der Befragten gaben an, dass sie sich nach einem erfolglosen Anruf ohne einen weiteren Versuch der Kontaktaufnahme unmittelbar an einen anderen Anbieter wenden würden. Weitere 16 Prozent der Befragungsteilnehmer würden lediglich ein weiteres Mal versuchen, den zunächst favorisierten Anbieter zu erreichen.“ (weiterlesen…)

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Abgesehen davon, dass man eben manchmal besser die ein oder andere Sekretariats-Arbeit delegiert und/oder ganz auslagert (an ein Schreibbüro etwa, um sich selbst auf das eigene Kerngeschäft orientieren zu können statt mühselig Briefe usw. zu tippen), ist es hin und wieder gar auch nicht verkehrt, die eigenen Arbeitsabläufe zu über prüfen und gegebenenfalls neu zu organisieren. (weiterlesen…)

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…wirklich? Oder hatte er einfach jemanden, der wusste wie’s geht – und der ihm die passende Rede geschrieben hat? Das wäre keine Schande, im Gegenteil. Redner und Referenten nehmen beim Verfassen ihrer Texte und zur Vorbereitung von Vorträgen nämlich immer häufiger die Hilfe professioneller Redenschreiber in Anspruch. (weiterlesen…)

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Wer denkt, Schreibbüros würden nur Diktate abtippen, der irrt. Ihre Serviceleistungen sind weitaus vielfältiger. Hinzu kommt: Für eine ganze Reihe von Unternehmen ist es kostengünstiger, bestimmte Dienstleistungen an Fremdfirmen zu vergeben. Das gilt auch in Sachen Büroservice. Hier können vor allem kleine Unternehmen Personalkosten einsparen, größere wiederum ihr eigenes Personal effizienter einsetzen, wenn es durch Outsourcen von standardisierten Aufgaben entlastet wird.

Je nach Auftragsvolumen und -komplexität werden die Preise für die Dienstleistungen des Schreibbüros individuell auf den Kunden passend kalkuliert. Vor allem Betriebe, die nur zeitweise in anderen Städten oder Ländern Bürokontakte benötigen, kommen bei diesem System auf ihre Kosten. Das unnütze Anmieten und Einrichten von nicht ausgelasteten Räumlichkeiten sind da nur ein wichtiger Einsparungseffekt.

Denn externe Schreibbüros sind so ausgestattet, dass sie selbst oder mit Partnern auch mal Räumlichkeiten für Meetings anbieten können, wenn wirklich ein Standort vor Ort gebraucht wird. Ansonsten läuft alles mit modernsten Kommunikationsmitteln ab – vor allem das Internet macht’s möglich. So können selbst fernab der Firmenzentrale auch am kleinsten Zweigstandort Rechnung geschrieben, ausgedruckt und versandt, Mailings und Dokumente in Firmen-CI verfasst oder ein telefonischer Erreichbarkeitsservice ganz im Betriebsstil ermöglicht werden.

Auf Wunsch organisieren die nur im Bedarfsfall gebuchten und dann auch nur als Kostenfaktor anfallenden Schreibbüros auch die Bearbeitung von bestimmten Mailadressen, erledigen Urlaubs- und Reiseplanungen, sortieren Belege und Unterlagen für die Archivierung oder organisieren Telefonkonferenzen. Und wenn’s drauf ankommt, kümmern sie sich sogar um so typische Sekretariatsaufgaben wie Präsente oder Blumenversand.

Sie suchen einen solchen multifunktionalen Partner, der Sie von Zeit zu Zeit entlastet oder Ihre ‚Firmenzweigstelle vor Ort‘ ist? Dann schauen Sie doch mal auf www.sekretariat-niederrhein.de vorbei.

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Transkription, abgeleitet vom lateinischen transcriptio, was wörtlich übersetzt für Umschreibung oder Übertragung steht, steht in der Wirtschaft für die Verschriftlichung des gesprochenen Worts durch eine Schreibkraft oder einen externen Schreibpool wie etwa das Sekretariat Niederrhein. Inhaltlich kann so allerlei aufgearbeitet werden. Der Mitschnitt eines Interviews oder eines Vortrages etwa – oder aber das Aufschreiben eines Diktats.

Laut Wikipedia wird derzeit das „mit Abstand größte Diktiervolumen in der Medizin produziert. Denn praktisch jede Operation und jeder Befund müssen in schriftlicher Form in der Patientenakte dokumentiert werden. Bei Entlassungen oder Überweisungen wird meist ein ausführlicher Arztbrief an den weiterbehandelnden Arzt gesendet. Die Berichte werden zwar vom Arzt diktiert, aber aus Zeit- und Kostengründen in der Regel von einer (kostengünstigeren) Schreibkraft geschrieben. Zur Effizienzsteigerung und Kostenminderung kommt häufig auch die elektronische Spracherkennung zum Einsatz. Der zweitgrößte Anteil am Diktiervolumen entsteht im juristischen Bereich.“

Längst sitzt die Schreibkraft dafür nicht mehr nur im jeweiligen Vorzimmer, denn Büroservices können via Internet von überall her abgerufen werden. Im World Wide Web reicht dafür ein virtueller Raum, damit das Diktat erledigt werden kann.

Denn einer der wesentlichen Vorteile moderner Diktiertechnik besteht in der Möglichkeit, statt Mini- und Micro-Kassetten digitale Audiodateien online komprimiert und minutenschnell an die eigene Sekretärin oder externe Dienstleister bzw. Schreibbüros zu versenden. Eine andere, einfachere Alternative, die kundenseits zudem weder Software noch Computer benötigt, ist ein telefonisches Diktiersystem – hier wird das Kundentelefon, egal ob Festnetz oder Handy, zum Diktiergerät.

Mehr zu allen Möglichkeit auch auf www.sekretariat-niederrhein.de

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Was vor einem halben Jahrhundert noch technische Utopie war, hat uns heute längst ein- und überholt. Vor allem im Bereich Kommunikationsverfahren und -mittel überschlagen sich förmlich die Entwicklungen. Mit ihnen hat sich auch das Berufsbild der Sekretärin oder Assistentin verändert, es ist technischer geworden, aber auch flexibler. Längst muss diese nicht mehr im Vorzimmer sitzen und der Chef kann Textaufträge und Büroservices von überall her abrufen. Im World Wide Web reicht dafür ein virtueller Büroraum, damit die Arbeit erledigen werden kann. Zu jeder Zeit, an jedem Ort, regelmäßig oder projektbezogen. Das gilt auch für Diktate.

Denn einer der wesentlichen Vorteile moderner Diktiertechnik besteht in der Möglichkeit, statt Mini- und Micro-Kassetten nun digitale Audiodateien im Internet komprimiert und minutenschnell an die eigene Sekretärin oder externe Dienstleister bzw. Schreibpools zu versenden. Die gängigen Formate sind dabei wav, dss, wma und mp3. Diese Sprachstandards sind die Antwort auf die Frage nach hochqualitativen, professionellen Diktier- und Sprachlösungen für die moderne digitale Informationsgesellschaft. Transkribiert werden können so neben Briefen und Befunden sowie etwa OP- und Entlassungsberichten auch Interviews, Aufzeichnungen, Diskussionen und Mitschnitte von Meetings.

Moderne Schreibbüros sind hier vielfältig ausgestattet. Mittels Internet und modernster Kommunikationstechniken sind sie heute so in der Lage, national sowie international für Auftraggeber tätig zu werden und Diktate in Schriftform aufbereiten zu lassen.

Eine andere, einfachere Alternative, die zudem auf Kundenseite keine Software, ja noch nicht mal einen Computer benötigt, ist ein telefonisches Diktiersystem. Nach Erhalt der individuellen Zugangsdaten, kann dieses die vom Auftraggeber von jedem beliebigen Telefon oder Handy aus geführten Diktate aufzeichnen. Das vorhandene Kunden-Telefon wird dabei wie ein Diktiergerät genutzt: Man kann vor- und zurückspulen und vor dem Absenden das Diktat noch einmal anhören. Nachdem dieses abgeschickt wurde, wird es transkribiert und je nach Kundenwunsch digital per E-Mail oder ganz klassisch in gedruckter Form abgeliefert.

Mehr zu dieser Möglichkeit auch auf: www.sekretariat-niederrhein.de

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